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Eventagentur

Eine Eventagentur organisiert in erster Linie für Dritte Veranstaltungen bzw. Events. Diese Veranstaltungen werden sowohl von Einzelpersonen, z.B. Privatveranstaltungen wie größere Geburtstagsfeiern, Prominentenhochzeiten, als auch von Unternehmen, z.B. Weihnachtsfeiern, Premieren oder auch öffentliche Kundgebungen, in Auftrag gegeben.

Aufgaben einer Eventagentur

Entwicklung von Ideen
Wenn man ein Event plant, soll es sich von anderen deutlich abheben. Dann müssen neue Ideen her. Gute Eventagenturen haben viel Erfahrung und sind im Entwerfen von Ideen hemmungslos. Denn nur auf diesem Weg entstehen neue Visionen, die nachhaltig in Erinnerung bleiben und bei den Gästen und Besuchern nicht so schnell verblassen.

Ausarbeitung von Konzepten
Oft hat ein Event eine Zielvorgabe. Man will etwas Bestimmtes präsentieren oder eine besondere Botschaft vermitteln, dann gilt es ein Konzept zu entwickeln was darauf zielt. Hier müssen viele Faktoren berücksichtigt werden. Sehr schnell plant man sonst am eigentlichen Ziel vorbei. Die Konzepte müssen dabei in manchen Fällen sogar auf verschiedene Orten und Zeiten übertragbar sein. Dies ist nicht nur ein kreativer Prozess, auch müssen hierbei Budget, Zeiten und Verfügbarkeiten von Orten und Mietobjekten berücksichtigt werden. Eine solche Konzeption setzt die Erfahrung einer Eventagentur voraus.

Eventsupport: Catering und Buchung der Künstler
Zu fast jedem Event gehört ein adäquates Catering oder eine künstlerische Darbietungen. Die Möglichkeiten sind hierbei nahezu grenzenlos. So können zum Beispiel Bands, Akrobaten oder andere Performancekünstler auftreten, durch welche der Event zu einem ganz besonderen Erlebnis wird. Eventagenturen können in der Regel auf einen großen Fundus zurückgreifen oder arbeiten mit unterschiedlichen Partnerfirmen für derartige Showelemente zusammen. Das Catering ist ein besonders wichtiger Bestandteil der Veranstaltung. Geschmäcker sind ja bekanntlich verschieden. Für jeden Gast sollte also etwas Leckeres im Menü oder beim Buffet zu finden sein. Zudem muss das Catering-Team den Zeitplan im Auge behalten, so dass jeder Gast zum richtigen Zeitpunkt eine warme Speise vorfindet und die Gläser stets gefüllt sind. Gleichzeitig muss sich das Team auf spontane Planänderungen einstellen und auf jeden Gast freundlich und zuvorkommend reagieren. Zuverlässigkeit und Planungssicherheit sollten selbstverständlich sein. Der Eventsupport kann auch unter anderem durch speziell ausgebildete Hostessen oder Empfangsdamen erfolgen, die jeden Gast mit einem Lächeln begrüßen. Die Unterstützung durch eine professionelle Eventagentur bei diesen zentralen Aspekten einer Veranstaltung ist von elementarer Bedeutung für den Erfolg eines Events.

Einladung der Teilnehmer und Gäste
Der schönste Event ist nichts ohne Teilnehmer und Gäste. Alleine die Form, also die Art des Anschreibens, kann bei einer Einladung zum Erfolg führen. So können zum Beispiel Postkarten oder personalisierte Briefe bzw. E-Mails versendet werden. Auch das Schalten spezieller Werbung ist ein legitimes Mittel, um Aufmerksamkeit zu erzeugen. Hierbei gilt es nicht nur einfach alle Personen zu erreichen. Die Ansprache muss der Zielgruppe entsprechen und auch der Überblick über vielleicht tausende von Besuchern muss bestehen. Diese Aufgabe ist mit der richtigen Logistik und der Erfahrung einer Eventagentur erfolgreich zu meistern.

Einplanen von Mitarbeitern
"Schnell mal hochrechnen, wie viele Mitarbeiter benötigt werden." Das geht oft schief. Oft wird vergessen, dass zum Beispiel ein Parkplatz überwacht und geordnet werden muss, wenn plötzlich auf den Punkt 100 Autos vorfahren, die alle auf zum Event wollen. Manchmal erfordern bestimmte besonders große Events auch, dass zum Beispiel zur Sicherheit mindestens zwei Sanitäter bereit stehen, um erste Hilfe zu leisten. Manchmal muss Technik installiert werden. Dies kann nur der Fachmann, denn vor allem bei größeren Unternehmungen erfolgt immer eine Abnahme durch eine Behörde und dann muss alles stimmen oder das Event ist schnell auf Eis gelegt. Und nach einem Event, muss ja auch noch jemand sauber machen. Wer denkt schon an alles? Eine Eventagentur hat hierfür den benötigten Erfahrungshorizont und zeitnah eine Aufstellung und die dazugehörige finanzielle Kalkulation bereit.

Materialbeschaffung
Nicht zuletzt gilt es, dass benötigte Material zu beschaffen. Hierbei geht es nicht einfach nur um Verfügbarkeit. Vielmehr gilt es einzuschätzen, welche Eigenschaften bestimmte Dinge erfüllen müssen. Ein Vorhang zum Beispiel muss Hitzebeständig sein, denn Scheinwerfer können eine enorme Hitze generieren. Und dann noch die Frage der Anzahl. Wie viele Tische und Stühle braucht man denn nun? Wird alles geliefert und aufgebaut? Was ist mit der ganzen Technik? Licht und Ton sollen gezielt eingesetzt werden. All diese Dinge müssen frühzeitig geplant und organisiert werden. Viele Eventagenturen haben sich auf bestimmte Bereiche spezialisiert, um diese effizienter bedienen zu können. Um die richtige Eventagentur für die eigenen Bedürfnisse zu finden, empfiehlt es sich, im Internet genau zu recherchieren und sich im Bekanntenkreis umzuhören. Dann steht einer erfolgreichen Veranstaltung nichts mehr im Wege.

 

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